仕事では複数の定例会議があります。
毎週複数人数で集まって話すには定例という形でやるのが効率的です。
定例で決まってないと、毎回複数人数のスケジュールを調整して会議室の準備をして、アジェンダ決めて、とやっているとその調整だけで時間がかかってしまうからです。
定例会議って、ときには形骸化しちゃったり、あまりよろしくないイメージを持つこともありますが、定例にするからこそのメリットもあるわけです。
定例という形を個人に当てはめると、まさに習慣もその1つです。
毎日、毎週、という形で決まった行動をすると、余計な負荷がかからないものです。
習慣化というほどでなくとも、タスクについてもこの定例化という概念を取り入れてみてはどうでしょうか。
僕の場合だと、事務処理の時間が以前は決められていませんでした。
いつやってもOKスタイルだったわけです。そして、事務処理といってもやることは多岐に渡るわけで、それをどの時間でやるのか。いつも時間が枯渇状態にあるわけなので、一見優先順位が低いと思えてしまう事務処理は後回しになってしまうのです。
そして、何ヶ月も放置し、誰かに催促されてあわてて処理するということも（笑）
最近では、休日の16時からの30分を事務処理の時間にあてるという形にしています。
日々事務処理と思われるもののタスクが増えていくわけですが、それはタスク管理している箱にメモ的に入れておいて、休日の16時になったらいっきに処理するというスタイルです。
こうすることで、複数の事務処理のタスクをいつやるのかを毎回考える必要がなくなり、負荷が減りました。
このように事務処理の時間、家庭の掃除・片づけの時間、ときにはひとり戦略会議の時間というように、
自分がやることなのだからいつでもOKというものを、定例化するようにしています。
定例の時間の箱をつくるような感じです。その箱がたくさんできればそれはすなわち時間割になるわけです。小学生のころに月曜日の1時間目は国語というように決まった授業があったような形で、決まったことをする時間を決めるというわけです。
このように定例化していったことで、今ではずいぶんと心理的に軽くなりました。以前は常に膨大なタスクに埋もれているような感覚だったのが、可視化され、確実に処理されていくフローが築けましたので。
もしあなたもやることに忙殺されているようであれば、タスクの定例化をすることをおすすめします。
では、今日も楽しみましょう！