会社でも、プライベートでも、GoogleのSpreadsheetを多様しています。
もはやEXCELを使うほうが珍しくなってきているほどです。
Spreadsheetのいいところは、URLの入力欄にキーワードを入れると、その資料が出てくることです。
どこにあのドキュメントがあったっけ、というように迷うことがなくなりました。
会社の中ではこのSpreadsheetを共有して、共同編集することが多々あります。
使い方は人それぞれですが、
プロジェクトの管理でつくっておくと便利なのが目次と資料一覧です。
目次からは各シートへリンクを貼っていたり、
別のSpreadsheetへのリンクを貼っています。
Ctrl+Kのショートカットキーを使えばすぐに作ることができます。
また、資料一覧はみんなから出た資料のパスやURLを全て入れていきます。
そう、
この目次と資料一覧のシートがあれば、
このSpreadsheetから全ての情報へとたどり着けるのです。
とくに
大規模なプロジェクトになればなるほど、情報が増えていきます。
そして、各個人にゆだねていると収集がつかなくなってきます。
ですので、
プロジェクトが始まる前にドキュメントルールをつくっておくことで、
その場所に必要なものを必要な形で置いておいてもらえるようになります。
ちょっとした工夫ですが、
資料を探さなくていいというのはとてもストレスレスですよ。
そうそう、
共有作業用だけではなく、自分用のまとめシートとしてつくっておくのもおすすめす。
ぼくの場合は、
- 自分まとめ
- やることまとめ
- プロジェクトまとめ
- 会議まとめ
- 事務まとめ
- トラブルシューティングまとめ
などなどといったまとめシートがあります。
すべて共通しているのが、
目次と資料一覧があるということです。
自分用としても、やることが増えれば増えるほどに情報が多くなるものですので、母艦となるように自分用のSpreadsheetをつくることもおすすめです。
いかがでしたでしょうか。
もしあなたが情報の整理に悩んでいるならば、Spreadsheetで管理してみることをおすすめします。これはやってみないとわからないので、ぜひつくってみてくださいね。
それでは、今日も楽しみましょう！
編集後記
今日は会社のドキュメントづくりに夢中になっていました。図を入れたり、いかにわかりやすく作るのかというのを考えて作り込んでいくのがわくわくするのを感じました。つくっている内容そのものはとても重いものではありますが、自分なりに噛み砕きシンプルなドキュメントにしていくことで頭の整理もできたような感覚もありました。
