(Photo by Brooke Cagle on Unsplash)
昨日参加したセミナーでは場づくりについても学ぶことができました。
そして、その手法を見ながら、会社でやっている会議での課題も浮かび上がってきました。
失敗談
読み上げるだけの会議
司会が9割話している会議
おもーい空気の会議
所属している会社では毎週20以上の会議に参加していますが、残念ながら上記のような会議がとても多いです。
これはよくないと思い、ぼくが主催している会議で「会議を変えましょう！」という提案をしました。
ぼくだけが頑張っても会議はみんなで作り上げていかなければよりよくならないだろうという思いで、参加者からも意見をもらおうとしたんです。
が、このやりかたがよくなかったです。
「こんな会議にしたいって、みんなで出しましょう！」
「しーん…」
困りはてて、
しかたない。当ててしまえ。と
どんどんと入社浅い人を中心に当てていったんです。
で、
みんなの様子を見ていると、なんだか冴えない顔。
ファシリテーションをしているぼく自身としては、終始にこやかにやっているつもりではあるのですが、場がめちゃくちゃ固い。
そんな中で「自由に発言しようよー」
って言ったところで、なかなか発言できないんですね…。
3つの脳
人間には、爬虫類脳、哺乳類脳、人間脳の3つが備わっていると言われています。
爬虫類脳は、生命維持のための本能。
哺乳類脳は、感情の部分。
人間脳は、思考の部分。
会議では思考の部分を取り扱うことが多いですが、
その思考の前に、生命としての危機はないか、感情としてはどうか、というのが無意識に関わっているのです。
つまり、
先程の会議の例で、みんながシーンとしてしまうのは、安心・安全な場がつくられていないからだったのです。
振り返れば、
その会議では重い議題が多かったし、時には誰かが誰かとバトルをする、というようなこともありました。
「何かを言えば、誰かから批判されるかもしれない」
と思ってしまうのも無理はありません。
場をあたためるところからはじめる
では、どうすればいいか。
それが昨日のセミナーの中では、緻密に設計されていました。
まず、開始前の心配り。
初めて行く外部のセミナーはちょっぴり緊張もするもの。
「自分は受け入れてもらえるだろうか」「講師の人は怖くないだろうか」「変な人はいないだろうか」
などなど思ってしまうものです。
講師の人がにこやかに話をしたり、一人でも手持ち無沙汰にならないような工夫があったり、リラックスできるようなコーヒーにお菓子。
入ってまもなく心地よく時を過ごすことができました。
次に、
自己紹介タイムやアイスブレイク。
とてもユニークで思わずくすっと笑えるような楽しいものが盛りだくさん。
自然と同じテーブルの人たちと親しくなれました。
このように、
開始からアイスブレイクをすることで、距離感が縮まっていったんです。
それからいろんなワークをしていったのですが、
中では発表をする機会もありました。
そんなときも、いきなり前にどうぞ！
ではなく、まずは個人ワーク、次にグループでの話し合い、そしてまとめ、という流れがしっかりと組まれているので、発表するときも緊張しませんでした。
失敗会議に応用する
上記を参考に、冒頭の失敗した会議の改善案を考えました。
まずは環境。
ロの字型の席配置がよくない。
距離感が物理的に遠いと、心理的な距離感も遠くなってしまいます。
なので、4つぐらいの島をテーブルでつくりそこに少人数で座ります。
そして、その島ごとでかんたんなアイスブレイクをします。
Good＆Newということで、最近よかったことや新しい体験をしたことをシェアします。
よかったことを話せれば、気分が上向いてきます。
そして、本題の「会議の改善のしかた」については、
まずは個人ワーク。2分ぐらいでぱぱっと付箋に書いていきます。
その後机の人同士で共有をしていきます。もちろん批判などはなしで。
そのうえで、よかった案を最低１つ選んでもらい、発表をしてもらうという形です。
発表をするときは、常に拍手をするようにすれば、発表した人も受け入れられたと思えます。
会議のありかたは工夫しだいでどんどんと変えていけます。
外部のセミナーやワークショップを数多く参加してきましたが、そのエッセンスを少し会議に加えるだけで、場が和んだり、活性化したり、自発的な発言ができるようになることを記事を書きながら感じました。
もしあなたも会議のありかたに課題を感じてらっしゃるようならば、今回の記事を参加するのもいいですが、外部のセミナーなどに参加されることをおすすめします。
編集後記
今日はこの一年で一番の睡眠不足でした。金曜からトラブルがあったのと、昨日は終電まで飲みすぎてしまいました…。睡眠不足というのを自覚していたので、飲み会は参加しないつもりだったのですが、ついつい場の楽しさに引き込まれ参加をしちゃったのです。そして、酒が入るとどうでもよくなり、気づけば終電の時間でした…。
