昨日、部下と話しているときに曇り顔だったのです。
「先輩からどんどんと仕事が降ってきてさばききれない」と。
そこで一緒に考えていったことがあるので、今日はその内容を記します。
1.可視化する
まず現状を把握するためには可視化がとても大事です。
人から口頭ベースでどんどんと仕事が振られていくと、抜け漏れが出てくる可能性があります。
伝えた側が伝わったと思っても、実は正確に伝わっていなかったり。
頭で覚えているから大丈夫というかたもいますが、あまりオススメはできません。
ささいなことでメモをしたほうが得策です。
頭で覚えているということはそれだけで、脳内のメモリを使っていることになり、別のことを考えるときに支障がありますので。
書き方はかんたんで、
表敬式で一行ずつ何をやるのかを書き出していきましょう。
2.稼働時間を考える
けっこう忘れがちなのが、
自分が動ける時間との兼ね合いです。
1日8時間で週5日であれば、40時間になる。
そこから会議やメール・事務処理を差し引くと、自分の過稼働時間がわかります。
ぼくの場合だと、会議が多いのでまともに稼働できるのが10時間ぐらいだったりします。
そして、「1.可視化する」で出した作業の時間を、自分の稼働できる時間に埋めていきます。
ここでポイントなのは、
残業時間を稼働時間の計画に含めてはならないということです。
あくまで残業時間はバッファーの役割ですから。
3.調整する
可視化をし、稼働時間をとらえると、
とうていさばききれない量のタスクを抱えていることがしばしばあります。
すべてが期限が切られている場合は、優先順位を決めてやらないことを決めます。
（ここは上の管理職との調整も入ります）
すべてが期限が切られているわけでない場合は、待ち行列に並ばせます。
たとえば、稼働10時間のうち、
8時間は〆切のあるものに集中する。
2時間は〆切のないものを順番にこなしていきます。
〆切のないものは、2時間を越えそうなら翌週に回します。
不安になる前にまずは可視化から
仕事のタスクは増えることがあっても、ぼく自身の経験から減ることはありません。
その量をすべてこなすことは実質できないので、取捨選択をしていく必要があります。
感覚で動くのではなく、まずは可視化から行うことで、心理的な負担はやわらぎますし、可視化することで自分を客観視できるんです。
いかがでしたでしょうか。
もしあなたがやることに追われているようでしたら、まずは可視化してみることをおすすめします。可視化するだけできっと気が楽になりますので。
それでは、今日も楽しみましょう！
編集後記
昨日は重い仕事を何件もやっていたため、後半はどっと身体にきました。そこで、少しだけ外に行き散歩をしました。散歩はいいですね。歩くだけで、しかも木々のあるところにいるだけで、少しだけ心が軽くなりますので。
