最近、仕事において様々なドキュメントをつくっています。
たかがドキュメント、されどドキュメント。
こんなことはないでしょうか？
- いっぱい情報を盛り込みすぎて見るのにうんざり
- デザインがなんだか不格好で嫌になる
- 情報がまとまっていなくて何を言いたいのか分からない
落ち込むのは早いですよ。このような悩みはちょっとした工夫で改善することができます。
今日は、表についてとりあげてみます。
カッチリと温かみの2つの表
上の右と左の表ですが、あなたはどちらが良いと思いますか？
もしくは、どちらがとっつきやすいですか？
実はこれ、どちらが良い、悪いというのはありません。用途により使い分けるのがいいと思うんです。
用途による使い分け
例えば左の表はExcelにざざっとまとめたよく見かける表です。シンプルに縦横に線がひかれて整然としています。カッチリとしていて書きやすそうです。
右の表は余白が多めにあって、人のアイコンが入っています。なんだか温かみがあって楽しくなりそうです。
要素としては同じなのですが、見た時の印象が異なるのではないでしょうか。
たとえば、お役所関係や、会社の報告書のような場合は、左側のほうがいいでしょう。でも、趣味の活動やイベントであれば、右側のほうがいいでしょう。
対象が誰かによって、表ひとつとっても使い分けることで、人に与える印象が異なりますし、それによって行動まで変わってきます。
表は使う人をイメージして作る
今回の右側の表は、今日私が実際につくったドキュメントから切り出してきたものです。
私はわくわく行動実践会のファシリテーターをやっているのですが、そこで使うドキュメントをつくってみたのです。わくわく行動実践会では、１ヶ月で自分のわくわくすることをやって、生きがいを見つけようという趣旨で開催しています。
わくわくの会なので、少しでもみなさんに楽しく使っていただこうと思い、遊び半分で作ってみました。
書いてもらう内容は、わくわくした行動です。
ただ、書くという内容そのものを見れば、どちらの表でもいいように思うかもしれませんが、実は心理的には大きく異なるのです。
- ついつい楽しく書けちゃう
- 書いたものを後から見返したくなる
- 書いたものを自慢したくなる
- 何度も紙をコピーして使いたくなる
わくわく行動の参加者がこのようになるのを想像しながらつくりました。
実際に明日配布してみてフィードバックをもらおうと思っています。どのような反応が返ってくるかはわかりませんが、まずは自分だったらこうしたいというのをつくり、フィードバックをもとにさらにブラッシュアップをすることでより使える資料へと進化させていきます。
作り方
右の表のようなドキュメントはパワーポイントでつくることができます。
線を引いて、アイコンを置くだけでできてしまうので、それほど時間はかかりません。
アイコンは、フリーで提供くださっている「ICOOON MONO」さんからお借りしています。
参考 ICOOON MONO複雑な情報を文字だけで伝えようとすると、どうしても見てもらえない資料になってしまうため、アイコンなどをつかって、視覚的にわかる資料をつくるのがおすすめです。
いかがでしたでしょうか。
もしあなたの作ったドキュメントが見てもらえない、使ってもらえないというような場合はちょっとした工夫で見てもらえるようになるかもしれませんよ。
それでは、今日も楽しみましょう！
編集後記
昨晩は習慣化の先輩の伊藤良さんのブログセミナーに参加しました。2,000日以上毎日書き続けておられるブログの達人です。なぜそもそもブログを書くのかという深い質問や書くためのノウハウ、書き続けるためのノウハウを教えていただき、今後のブログ執筆の参考にさせていただきます。
伊藤さんのブログはボリュームが多く、プロコーチの視点からズバッと抱えている問題にフィットした内容で発信されているためとてもおすすめです。
今朝は久々に自宅付近の河原を歩きました。大自然の中をただ歩く。そうするといろんなアイデアが浮かんでくることを改めて実感しました。その後はわくわく行動実践会の企画と資料づくり、9歳を迎えた息子のお誕生日会をしました。息子とオセロをやったのですが、2回中2回ともガチで私が勝ってしまったため、少し後悔しました（汗）そこまで空気を読めない自分に未熟さを感じるのでした…
