相手に伝えたいのにうまくいかない…。
こんな悩みはないでしょうか。
会社の仕事をしている中で、ものごとがうまく進まないのは、専門的な知識や多様な経験ではなく、
コミュニケーションに問題があることが多いものです。
今日は、コミュニケーションをスムーズにする方法について考えていきます。
その方法とは、
ドキュメントをつくることです。
なぁんだ、
って思いましたか？
ドキュメントって、
意外と軽く見られたりするのですが、
私はドキュメントこそ
コミュニケーションをスムーズにする強力なツールだと思っています。
たとえば、
「言葉足らずで何を言いたいのか分からない」
と言われること。
ついついポロッと余計なことを言って険悪なムードになること。
あるいは、
一所懸命に話すけれど、複数のことを同時に話そうとして、要素と要素の関係性が空中分解してうまく説明できないこと。
これらは実際に私の所属する会社の現場で起こっていることですが、
ドキュメントをうまく使うことでスムーズにものごとを進められるようになったのです。
その方法について見ていきます。
ドキュメントにすると思考の整理ができる
口頭で話すときは、
無意識のうちに頭の中で、いろんな要素のことを複雑に整理をしながら話しています。
とっても簡単な内容であれば、
口頭で話すことができますが、
仕事の専門的なことや、
複雑にいろんな要素が組み合わさったことを頭の中だけで整理をするのは限界があります。
そのため、
話し始めたものの
うまくまとめられない、
何を言いたいのか自分でもよくわからなくなる
ということが起こるのです。
その解決策で簡単で確実なのが、
ドキュメントにするということです。
堅い会議でなければ手書きのものでもいいでしょう。
まずは自分の頭の中から出して、
要素を整理してみましょう。
相手に見せるときは叩き台として
ドキュメントを見せるときのポイントはあくまで叩き台として見せることです。
これから相手と一緒にものごとを進めようとするときに、
こちらでつくったものをそのまま見せると、「勝手に決めないでよ」って思われてしまうこともあるでしょう。
「叩き台として作りましたので、一つの参考としてご覧ください」
「私の頭の整理をするためにドキュメントにまとめてみました。ご覧いただけますでしょうか」
というように話を切り出すと、相手も快く見てくれることが多いです。
ドキュメントで相手を気持ちよく動かす
ドキュメントに書く内容はいろんなことを書くことができるのですが、
相手を無理なく動かすこともできます。
全体像や、今後の進め方（案）というように、項目をつくっておけば、少なからず今後動くこと（進めること）に目がいくため、否が応でも動くことになります。
もちろん、あくまで叩き台として見せているものなので、内容が変更になることもあるため、こちらの意図するように誘導できるというわけではないのですが、
予めドキュメントに全体の流れを書いておくことで、お互いのすれ違いなく動ける可能性が高くなります。
また、
ドキュメントの良さは、相手だけでなく自分も客観的に見やすくなります。
相手に言いにくいことを、
口頭で言う場合はついついポロッと余計なことを言ってしまったりするリスクがあり、それをコントロールするには経験やテクニックが必要になります。
ドキュメントに書くときは、
たんたんと書くことができるため、余計なことを伝えるリスクが減ります。
（もちろんドキュメントを説明するときに言わなくてもいいことを言ってしまうリスクもあるかもしれませんが、ドキュメントとして可視化しているときのほうが頭の整理がされている分余計なことを言わなくてすみます）
ドキュメントにすることで、
頭の整理ができ、
相手にも伝わりやすくなり、
かつ動きやすくなります。
まずはじめのとっかかりとして、
紙に言いたいことを書き出してみることをおすすめします。
紙でもPCでもなんでもいいのですが、
私の経験上は、紙で書くほうが整理がしやすいし、深く考えられます。
これも試行錯誤して自分スタイルを見つけることができますので、叩き台の叩き台のつもりぐらいで気軽に書いてみましょう。
編集後記
今日も6時に起き、6時30分から朝活に参加しました。日中はいろんな問題に対して、紙で状況を整理し、問題解決のアクションをまとめました。夜は棒人間を絵がく講座に参加をし、楽しく棒人間を描きました。
