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まとめシートをつくってみる

最近仕事で、まとめシートというものをつくっています。

複数のメンバーが関わるサービスにおいて起こりがちなのが、特定のメンバーは知っているけど、他のメンバーは知らないことがあること。

それが起因して、トラブルになったりします。

サービスはどんどん大きくなり、複雑化して、

メンバーもどんどんと入れ替わり、違う文化の人たちが集まると、

ますますトラブルの原因に。

 

そこで、

サービスの基礎情報や、業務に関わること、資料置き場など、あらゆる情報をまとめた、まとめシートというものをつくることにしました。

 

もともとは個人的につくっていたシート。誰かに何かを聞かれたときに、切り出して共有していたのですが、

何度も同じことを聞かれることがあるので、

それじゃあということで、みなにシート全体を共有したわけです。

 

そこから他の人たちの情報も加わっていき、知識の集まる場所になっていきました。

 

作り方はとても簡単で、

ExcelやGoogleスプレッドシートに、1つのトピックにつき、1つのシートをつくっていき、

先頭に目次と、各シートへのショーカットをつくります。

目次をつくることがポイントです。

シート全体でどんな情報があるかが分かりますし、そこからリンクでたどることができるからです。

 

なぜExcelやGoogleスプレッドシートが良いのか。

それは、1枚のシートに制限がほぼないからです。WordやPowerPointだと1ページごとの区切りがあり、その中におさめるのに苦労します。

Excelであればほとんどの人が使えるというのもあります。

 

このまとめシートを引き金に、プロジェクトについてもまとめシートをつくるようになりました。

スケジュール、収支管理、施策管理、などなど。

今までは散在しがちだったドキュメントが、1つのファイルにギュッと集まりました。

このファイルを起点に、プロジェクトを動かしていくのです。

 

このまとめシートのようなものは、プライベートでもつかえます。

ビジョンノートをつくったり、家族のことをまとめるのにつかったり。

 

さて、

次は何をまとめようか。

 

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