(Barrie TaylorによるPixabayからの画像)
こういった場合はどうすればいいんだろう…
これ、前も同じことがあったんだけどどうすればいい？
Aさんと話す必要があるけど細かいことで都度伝えるのものなぁ…
こういったことに悩むことはありませんか？
これはボクの周りでも頻繁に起こっています。
そんなときにおすすめなのは、
フローをつくることです。
仕事をしていくと、
ある程度同じような塊が見えてきます。
たとえば、
誰かと何かを調整しなければならないとき
誰かと調整するときのスムーズなやりとり
その誰かがEさんだとして、
そのEさんと定期的に打ち合わせをしているのであればそのときにある程度のことを伝えると決めておくのも楽です。
その誰か
というのが増えてくればくるほどに楽になります。
その都度、
個別で連絡をしていると、
連絡する回数が増えてしまいますし、
ちょっとしたことまでやりとりしているときりがありませんので。
おすすめは、
会議の議題のシートをつくっておいて、
そこにどんどんと入れていくのです。
入れておけば、
あとは忘れてしまってもいいので負担も軽くなります。
フローをかためてしまう
仕事をしていると、
対応方法がわからなかったり、
いつ、誰に、どのように伝え、どうすればいいのか
といったことは頻繁に出てきます。
しかも、それが何度も何度も出てくることも。
たとえば、所属している会社の場合、
トラブルがよく起こります。
トラブルが起こるたびに、
担当者がなんとか頑張ってトラブルをおさめようとするのですが、
組織が大きくなってくると、
トラブルシューティングをしながら、
関係者に連絡をとる必要が出てきます。
それも、関係者も複雑に絡み合い、
何方向へも伝える必要が出てくることもあります。
トラブルの火消しをしながら
複数の人に連絡をとり
対応方針を決めていく
これは一人でやれるものでもありません。
トラブルをおさめたら
それでおしまい
というわけでもありません。
そのあとは、振り返りをし、再発防止策をつくっていく必要があります。
実際には、
上記のものよりも複雑ですし、
やることは多いし、
関係する人も多いです。
これをトラブルのたびに
まったなしでやらなければならない
となると、
めちゃんこしんどいです。
そこで、
少しでも負担を軽くしてくれるのが、
フロー図なのです。
1枚の図にして、
まずは最上部にフェーズをわけておく。
その下に、
いつ、誰が、何を、どのようにするのか
というようなことを書いていきます。
そして、この図を全員で合意をとっておけば、
トラブルが起こっても
無駄にストレスを抱える必要もなくなり、
たんたんと火消しをしていくことができるのです。
トラブルの例以外にも
フロー図にしておくといいシーンは多くあります。
業務のフロー
会議のフロー
マーケティングのフロー
運用のフロー
などなど。
何度も発生するものであればフロー図をかためておき、仕事の軽減をしていきましょう。
フロー図の書き方のコツ
所属している会社の部内のフロー図の多くがボク自身がつくったものが多いのですが、その理由はフロー図をつくるのが苦手な人が多いからなんです。
そこで、簡単に書けるコツを紹介します。
手書きで書いてみる
このブログで何度も書いていますが、
まずは手書きでざざっと書くことをオススメします。
紙は方眼用紙だとマス目があって、
図や表もフリーハンドでキレイに書けるので重宝します。
手書きで書いていくと、
手が教えてくれるように、
「あれも、これも」といろんな気付きが生まれてきます。
PCでいきなり書くよりも、
手書きがいいのは早いからです。
文字入力だけならばPCが断然早いですが、
図が入ってくると手書きが早いのです。
合ってる・間違っているは置いておいて、とりあえずざっくりとでも全体像を書いてしまいましょう。
大枠の流れを描き、詳細へと落とす
手書きで書いてみるとわかったところで、書く中身を見ていきましょう。
まずは、大きなフローのかたまりを最上部に置きましょう。
例えば、トラブル関係であれば、
トラブル発生→トラブル対応→振り返り
というように。
次に、書くタイミングで、誰が何をやるのかを書いていきましょう。
トラブル対応であれば、
・原因確認（△△さん）
・止血作業（□□さん）
・他部署への連絡（XXさん）
というように。
詳細を書くタイミングでPC作業
ある程度内容が書けたら、
次はPCで資料をつくっていきます。
手書きで書いたものはざっくりとしたものなので、
PCに落とし込むと意外とスッキリとします。
そして、俯瞰して見ていると、
また新たな気付きが出てくるので肉付けをしていきましょう。
より丁寧にやる場合は、
この時点で印刷をします。
印刷して俯瞰しているとより気づきやすいですので、ペンで赤入れをしていきます。
仕事で複雑なことをやろうと思ったときはもちろんですが、何度も同じようなことをやる場合はフローをつくってみましょう。
まずは1個だけかんたんなものから始めてみるのがオススメです。
編集後記
今日はいつもどおり朝活をし、習慣化オンラインサロンのブログ部の活動をしました。その後、マーケティングの事例集を見ながら、仕事に活かせそうなアイデアを出しました。異業種のとりくみで、一見関係なさそうなものも、抽象化していくことで見えてくることがあります。具体→抽象→具体という変換が大切だと感じました。夕方は日課としている散歩に出かけたのですが、自然の中をただ歩くだけで心が癒やされていきました。
