最近仕事で、まとめシートというものをつくっています。
複数のメンバーが関わるサービスにおいて起こりがちなのが、特定のメンバーは知っているけど、他のメンバーは知らないことがあること。
それが起因して、トラブルになったりします。
サービスはどんどん大きくなり、複雑化して、
メンバーもどんどんと入れ替わり、違う文化の人たちが集まると、
ますますトラブルの原因に。
そこで、
サービスの基礎情報や、業務に関わること、資料置き場など、あらゆる情報をまとめた、まとめシートというものをつくることにしました。
もともとは個人的につくっていたシート。誰かに何かを聞かれたときに、切り出して共有していたのですが、
何度も同じことを聞かれることがあるので、
それじゃあということで、みなにシート全体を共有したわけです。
そこから他の人たちの情報も加わっていき、知識の集まる場所になっていきました。
作り方はとても簡単で、
ExcelやGoogleスプレッドシートに、1つのトピックにつき、1つのシートをつくっていき、
先頭に目次と、各シートへのショーカットをつくります。
目次をつくることがポイントです。
シート全体でどんな情報があるかが分かりますし、そこからリンクでたどることができるからです。
なぜExcelやGoogleスプレッドシートが良いのか。
それは、1枚のシートに制限がほぼないからです。WordやPowerPointだと1ページごとの区切りがあり、その中におさめるのに苦労します。
Excelであればほとんどの人が使えるというのもあります。
このまとめシートを引き金に、プロジェクトについてもまとめシートをつくるようになりました。
スケジュール、収支管理、施策管理、などなど。
今までは散在しがちだったドキュメントが、1つのファイルにギュッと集まりました。
このファイルを起点に、プロジェクトを動かしていくのです。
このまとめシートのようなものは、プライベートでもつかえます。
ビジョンノートをつくったり、家族のことをまとめるのにつかったり。
さて、
次は何をまとめようか。