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抜け漏れしない準備の進め方

(Photo by Med Badr Chemmaoui on Unsplash)

日常生活の中でも、期限があって、複数の人たちが複数のやることを実行していくシーンがあるかと思います。

たとえば「夏だからBBQをやろう!」ってことになったとき、多くの人は無意識的にBBQの段取りをして当日を迎えることでしょう。

家族や少人数のBBQであればそれでもいいのですが、規模が大きくなったり、BBQだけではなく催し物を開催するなど複雑になればなるほどに、予定どおり準備を進めることが難しくなってしまいます。

最近は「PMBOK」という国際的に使われるプロジェクトマネジメントの勉強をしているのですが、今日はその中からエッセンスを抜き出して紹介をします。

範囲を決める

まず、「何かをやろう」となったときに、どの範囲をやるのかを明確にする必要があります。

BBQの例であれば、どんな場所にするのか、催し物をやるのかやらないのか、どのぐらいの規模でやるのか、といったふわっとしているところを詰めていくのです。

場所であれば、自宅でやるのか、近場の施設でやるのか、キャンプ場でやるのか、泊りがけでやるのか、で準備する内容も実施期間も変わってきますね。ですので、あらかじめ決めておくのです。

また、どのぐらいの金額を使えるのか、自宅のBBQセットがあるのであればそれを使うのかどうかという点も決めておく必要があります。

やることを決める

範囲を決めた後は、やることを決めます。

なんとなく決めるのではなく、全行程の全作業を一枚のシートに洗い出すのです。

BBQであれば、会場の予約、食材購入、参加者への連絡、催し物を決める、当日のプログラムを決める、などなど出てきます。

さらに、これらから下にぶらさがるやることを明確にしていきます。会場の予約であれば、予約する前にBBQに詳しい人に聞いてみる、ネットで調べてみるといったことや、会場を決める、電話やWEBで予約するというものがあります。

書き出してみてわかるのですが、意外と多くのやることが出てきます。

普段、無意識的にやろうとして、「あっ、あれを忘れた!」ということはないでしょうか。私はよくあります(笑)

ですので、あらかじめ想定されうるやることを全て書き出しておき、他の人にも見てもらって抜けもれなくしておくと安心して準備が進められます。

スケジューリング

やることが全て決まったら、それらを誰がいつやるのかを明確にします。

BBQであれば、BBQの実施日が期限です。

ポイントは、期限から逆算して組み立てることです。どうしても現実的ではない場合は、並行して作業が進められないかも検討しましょう。

かかる費用を把握する

スケジューリングと同時並行でどれぐらいの費用がかかるかを把握しましょう。

これは、やることから洗い出すことができます。


いかがでしたでしょうか。

意外と無意識にやっていることも、この手順でやると抜けもれなくストレスなく準備を進めることができますので、おすすめですよ。

ガッチリとした資料でなくても簡単な手書きなものでもOKです。

ぜひやれるところからやってみましょう。

 

それでは、今日も楽しみましょう!

編集後記

昨日はシェアオフィスでネット環境の確認をしてきました。コーチングの練習として使えないかと考え行ってみたのです。確認をしたところ、問題なく使えそうでした。