(Photo by Renáta-Adrienn on Unsplash)
会社のカレンダーではみんなの予定が見られるようになっています。
ある人は、カレンダーにはみっちりと予定を入れています。会議以外にも、自分のプロジェクトのタスクを入れているんです。このように計画をして時間を過ごすことはとても意味のあることだと思います。
ただ、その人は常に残業をし、いつも余裕がありません。
今日は、計画の立て方について見ていきます。
必要時間を天引きする
計画を立てるときには、全ての作業を把握しておく必要があります。
よくあるケースが会議の予定を入れておくこと。これは必然的に予定が入るので、誰しも否が応でも予定が入ります。
次に、自分のタスクを予定に入れること。何時から何時まではこのタスクをやる、というように。
会議と、大きめなタスクは意識がいきがちなんですが、実はなかなか意識にあがらないものがあります。
それは、たとえばメール処理の時間、事務処理の時間、定形の細かい作業の時間というように。
それらを積み上げると、実は一日の1時間以上を使っているというこもざらにあります。
計画にはそれらのことを見越していれないと、常に残業状態になります。
ですので、予定をたてるときは、
毎日必ず入る仕事を天引きして、そのうえで、会議や大きめなタスクを組むことをおすすめします。
高密度に予定を入れる
朝・昼・晩。多くの会社員の場合は、1日8時間の仕事をしています。
8時間あると、意外と多くの仕事ができるように感じますが、常に同じ状態で仕事ができるかというとそういうわけでもありません。
多くの人の場合は、朝の方がエネルギーが満ちているのではないでしょうか。
ある本によると、朝の時間は夜の残業時間の4倍も捗るとも言われています。
また、
お昼時間の後は眠くなるというのもみなさんうなずけるのではないでしょうか。
このように、時間別で頭が回るかどうかも変わってくるものです。
できれば、朝の頭が冴えている状態で、難しめの仕事をし、お昼休みは少し遅めにセットします。
お昼以降は集中力がとぎれるケースが多いため、会議などの人と話をする仕事を多めにセットします。
8時間という時間に、単純になんでもいいから上から入れていくというよりは、時間帯別に、その時間に適した仕事を入れていったほうが、生産性が高まるのです。
充電時間を設ける
8時間の仕事をぶっつづけでやるとさすがにしんどいです。
昨日はトラブルに追われており、休憩する時間もなく、ずっと追われるような感じで仕事をしていました。
追われるようにやるので、なんとか歯を食いしばってやるのですが、あまり良い状態とは言えません。
時間術に、ポモドーロテクニックというのがあります。
「25分+5分」をセットにしてやる時間術です。
25分1つのことに集中して仕事をやり、5分間はしっかりと休むというものです。
この5分間のインターバルがあるから、25分間を集中できるということなんですね。
ポモドーロテクニックというやりかたでなくても、やはり息抜きは必要で、集中仕事のあとは少しオフィスの中を歩いてみると、気分転換になっていいです。
ぼくの場合は、10分間外に出て並木通りを歩きます。自然の中に浸かるとそれだけで自分を充電してくれるように感じますので。
いかがでしたでしょうか。
もしあなたが、いつも残業ばかりで余裕がないという場合は、1つずつでもいいので試してみてくださいね。1つずつ、それも試行錯誤しながらやっていくと、改善できますので。
それでは、今日も楽しみましょう！
編集後記
昨晩は、習慣化の学校の移動教室＆説明会を開催しました。ぼく自身も参加者のように、習慣化のことを改めて学びました。帰宅後は、トラブル対応の内容を見届けつつ、スマホ片手に寝落ちてしまいました…。といっても、金曜はよくソファで寝落ちるので、いつも変わらないんですが（笑）
