(Photo by You X Ventures on Unsplash)
テレワークをするようになってから、会議のやりかたも変わってきました。
オフィスで会議をやるときに、
会議室から会議室へ移動したり、ときには会議室の距離が遠いことがあると移動がちょっと大変でもありました。
オンライン会議になってからは、
時間ちょうどにオンラインにつなぎ、
ギリギリまで話して次の会議もボタンを何回か押すだけで参加できちゃいます。
会議の時間がオーバーしていると、チャットを一言入れてすっと退出することもできます。
逆に、
司会進行する立場の場合は、リアル以上に時間を気にしながら会議を進行していくことも大切になるのです。
司会進行をするときに大切なポイントを今日は書いていきます。
1.会議の枠組みをつくっておく
これは定例会議であれば、毎回なんとなくトピックスを並べて話をするよりは、毎週確認することと都度確認することでわけるとやりやすいです。
定例会議でよくやるのが、
プロジェクトであれば進捗確認をしたうえで、議題に上がったものを進めていく形です。
その会議の中でおさえておくべき内容は時間割のような感じで予め話す内容として組み込んでおくととても楽です。
2.時間を意識するような言葉を間に入れる
意外と効果的なのが、「あと何分です」とか、「会議時間はあと半分になりました」といったことをあえて言うということです。
会議は自分一人だけが一方的に話すというよりは、別の人が話すことも多いでしょう。そんなときに予め時間を投げかけておいたら、その時間を意識して他の人も話してくれることが多いです。
3.終わらないときは代替策を提案する
会議の時間枠の中で毎回必ず収まるというわけではないのではないでしょうか。
そんなときによくありがちなのが、時間目いっぱいまで話をして、タイムオーバーで尻切れトンボになってしまうことです。
こうなると、後で別途フォローしたりと手間が増えてしまいます。
ですので、
会議時間が予定通り終わらなさそうであれば、会議の延長をするかどうか、別の時間に続きをやるかどうかという大対策の確認を会議終了の余裕のあるタイミングで行うと余裕が持てていいです。
編集後記
今朝も5時30分に起きて6時から朝活に参加しました。二時間の朝活をやった後は読書をし多様な働き方を考える時間をとりました。夜はビジュアルノートテイキングの講座を受けました。講座ではたまたま雑誌の取材が入り、芸能人の方もゲスト出演するなどいつも以上に刺激多い時間となりました。
