最近はワークショップや研修講座など、イベントの主催者としての学びの場に参加するようにしています。
今はオンラインのセミナーがとても多く、学ぶ側にとっては移動時間もなくメリットを感じます。
このように主催者目線でいろんなイベントを見るようになるのですが、
その中で会社でやっている会議も主催者目線でいろんな気づきがあることを実感しています。
あたりまえですが、
会社の会議はファシリテーションのプロが開催するわけじゃないし、
むしろそれを苦手にする人も主催者として活動する場面もあるわけです。
そんな中、今日とても気になったのが、
目的のわからない会議です。
システム関連の引き継ぎの会議だったのですが、
そもそも会議の後にどうなっていたいのか、
そしてそのために何を議論すべきなのかが不明瞭だったのです。
もちろん
主催者のほうには
何かしらの目的があるはずなのですが、
その目的を言わずに開始してしまうため、議論がいろんな方向に飛んでしまったり、時間がダラダラと経ってしまったのです。
ポイントは、
目的を明確にすること
論点を明確にすること
それを参加者の共通認識にすること
こう書くと
当たり前と言えば当たり前ですが、
参加者として参加するときはそのように考えても、主催者の立場に立ったときに意外とないがしろにしてしまったりするものです。
主催者に立ったときには、
目的や論点は自分にとっては当たり前だったりすると、
それらのことをあえて口に出さなかったりすることもあるのです。
でも、参加者はみんなが同じレベルで理解しているかというと怪しいものです。
なので、
あえて会議の冒頭で目的と論点を明確にすることで、生産性の高い会議をすることができるようになります。
あなたの主催する会議はいかがでしょうか。
当たり前に思っていることも改めて思い返してみると課題が浮かび上がってくることもありますので、ぜひ考える機会にしていただければと思います。