タイムキーパーとスケジュール管理

昨日、今日とプロジェクマネジメントの研修を受けています。

その中でチーム演習があり、はじめましてな人たちと一緒に課題を解くワークをやりました。

メンバーの役割をまず決めて進めたのですが、私はタイムキーパーの役割になりました。

タイムキーパーの役目をうけもったとき、「やった！楽そう♪」って思ったのですが、意外にも汗をかくことになりました（笑）

今日はタイムキーパーでやったことを振り返りつつ、実現するための組み立て方をまとめていきます。

タイムキーパーの役割

タイムキーパーの役割を私がもったときは、たとえばプレゼンなどで話者が話している前で、「あとXX分です」というカンペを見せるイメージを想像したのです。

けれど、実はタイムキーパーもその局面でいろんなスタイルがあるわけで、今回はもっと複雑な内容をやることになりました。

複雑というのは、ざっと以下のようなものです。

・はじめて触れる内容

・ゴールは複雑

・ステップがある

これらを紐解き、流れを見極めて、時間管理をしていくことになったのです。

まずやったことは、最終的なゴールイメージをつくることです。

今回であれば、チーム演習でといた課題を発表するという流れがあります。

発表者がどんな形で発表するのかをイメージしながらゴールイメージをつくります。

ゴールイメージの全体像を構成する要素ってなんだろうか、というのを全て要素分解していきました。

たとえば、ホワイトボードに表や図が書かれている、などです。

1で要素が出たので、次に流れを考えます。

最終的なゴールまでにもっていくためには、何かしらの作業の工程（流れ）があるためです。

一人だけでやる場合はシンプルですが、チームで演習をやるとなると、個人で考える時間と、チームメンバー全員で共有し合意形成をとる時間と、さらに一緒に考える時間と、それなりに複雑になってきます。

流れをつくるときに考えたのは、まずは完璧を求めないこと。

いったん、ざっくりとでも流れをつくって、それを見て必要に応じて変更を加えます。

2で各作業ごとの流れができると、それぞれの作業にかかる時間を決めていきます。

ここも正直どのぐらいかかるかは見えづらい部分です。

まずはテキトーに割り振ってみて、制限時間におさまるようにしました。

自分だけで考えるとちょっとつらいので、他の人とこんな感じですかねぇと軽く意識合わせをして決めました。

上記3つのことをやると、あとは実行段階で時計を見ながら声がけをしていきます。

計画通りにいけばいいですが、理想のままにはうまくはいかないもので、最初の工程が遅れるという事態が発生しました。

ここは、次の工程を圧縮するあるいは、同時並行で進めるなどの対処をしながら進めました。

今回のチーム演習では予定の時間通りにはいかず、延長線までもつれこんだのですが、時間管理の難しさを感じました。

今回やったタイムキーパーの作業は、よくよく考えると、普段やっているスケジュール管理と同じなんだということがブログの記事を書きながら思いました。

まずはゴールイメージをつくり、要素を分解してTASKにわける、それぞれにどぐらいかかるかを見積もりスケジュールを組む、さらには実行をしていき適宜調整して期限までに間に合わせるというところです。

プロジェク管理のスケジュール管理って結構大変なのですが、練習としてタイムキーパーをやってみるというのもありなのではと思ったのでした。

いかがでしたでしょうか。

もしあなたが、スケジュール管理って苦手だなって思ったら、こういった複数のメンバーでやる演習でタイムキーパー役をやってみて、練習してみるといいかもしれませんよ。

それでは、今日も楽しみましょう！

編集後記

昨日は終日プロジェクマネジメントの研修を受けていました。リスク管理など新しい知識を吸収しました。夕方以降はセッションを行い、やりたいことの実現に向けた最初の一歩を決めて実行いただくことになりました。Sさん楽しみにしています(^^)