(Photo by Helloquence on Unsplash)
昨日、会社の組織のことを話していました。
簡単に言うと、人が足りていなくって、それが原因でいろんな好ましくないことが起こっているのです。
この手の話をすると、どうしても感情論に陥りがちですし、議論も場当たり的な形で進めてしまいそうになります。
口だけで伝えようとする人たち
会議をしていると、途中で横道にそれたり、もともとの目的を見失ったり、ひとりが一方的に話したり。
こんなことはないでしょうか。
残念ながら私の所属する会社の会議では散見されます。
こうなると、会議時間が長くなったり、会議の目的を果たすことなく終わってしまうこともあるのです。
昨日の組織の話では、
「人がいないんですよ」
「じゃあ、人を採用したほうがいいですね」
「どこに入れるのがいいでしょうか」
「ここに入れるといいと思うが、そもそもここの分野はどうなるのだろうか」
「そもそも今人がいなくって業務が回っておらず、このチームもあのチームもいないし、採用しても教育期間も必要だし、他部署からとってきてもらうほうがいいのかも。でもなぁ」
このような話を長々と話していました。
話をよくよく聞いていると、同じような話がまた出てきてしまったり、いっこうに進められる気配がありませんでした。
もやもやしたら可視化する
上記のように、簡単な問題でなく、いろんな要素が組み合わさっているもの。これを一度に頭の中だけで解くのは難解です。しかも複数人で話をすると、それぞれの人が頭の中で考えることがことなるため、仮にまとまったように見えても後で「こんなはずじゃない」ということにもなるのです。
そこで私が提案したのが可視化することです。
それもたんに表で表現するというのには限界があるので、図を示してみたのです。
図に記したのは以下の要素です。
・現状の課題
・ステップ
・システムと担当者の役割
まずは、現状の課題を箇条書きで書いていきます。
その次に、ステップを書いていきます。現状と最高の未来。最高に行き着くまでの中間地点。一度に問題を解決するというのが現実的ではないので、ホップ・ステップ・ジャンプというような感じでステップ切りをしたのです。
そして、現状課題になっている「人が足りない問題」の、どの担当者がどのシステムを見る役目なのか、というのをステップごとに書いていきました。
紙一枚に
二次元の要素を入れることで、口だけで議論をしていたのものが可視化されて明確になったのです。
可視化するメリット
可視化したことで、複数のメリットがありました。
まず、お互いの認識のずれを補正できること。
他にも、可視化することでアイデアが出やすいこと。
さらには、第三者に見せても理解してもらいやすいこと。
今回の会議の内容をとおしてあらためて可視化の威力を感じました。
可視化するポイント
可視化するときに完璧主義でやろうとするとうまくいきません。
まずはバージョン1.0をつくるような感覚で、つまりたたき台をつくるような感じでつくるのがいいです。
可視化するときも若干勇気を伴うこともあります。でも、「もしかしたら間違っている部分もあるかもしれませんが、私の理解が合っているかを確認するために可視化させてください」と伝えれば受け入れてもらえることが多いので、ここは小さな勇気をもってやってみましょう。
いかがでしたでしょうか。
もしあなたが、会議で議論がいっこうに進まないなぁって思われたなら、可視化するという選択肢も取り入れてみてください。進まなかった議論がおもしろいぐらいに活性化することもありますので。
それでは、今日も楽しみましょう！
編集後記
昨日家に帰ると、ダイニングテーブルの上に小学校のバザーのチラシがありました。そこに目がとまったのが「逃走中」という文字。小学生相手に少人数の大人がガチで鬼ごっこをするTV番組「逃走中」を模した企画です。直感でわくわくしました。が、運動不足の自分もあり、葛藤がありました（笑）
