今までは自分では当たり前と思っていたこと。
けれど、それは当たり前ではないことを、他の人とのコミュニケーションで気づけることがあります。
今年発見した自分の強みは
ドキュメントづくりが得意だということです。
今までは、
自分用にドキュメントを作ることが多かったのですが、今年はみんなと共有するドキュメントを量産しています。
そして、
その課程で
うれしいことに10人以上の人たちから、
「とてもわかりやすいね」
という好評の声をいろんなドキュメントに対していただいています。
今日はドキュメント作成のコツをご紹介します。ちょっとした違いでぐぐっと見やすくなりますよ。
シンプルにする
ドキュメントづくりで大切なのは、いかにシンプルにするかということです。
よくやってしまいがちなのは、あれもこれも伝えたいと、いろんなものを入れてしまうことですケースです。
長ければ長いほど読み手や聞き手は辛くなります。
とくに、上位の役職者であればあるほどに、端的なドキュメントが求められます。
また、
文章のボリューム以外にも見た目はシンプルにしたいです。色はあまり使わずに、基本的には黒文字をベースにして、アクセントの色を2つ使うという具合がいいです。
少し目立たせるのは青や緑で、もっとも注意を引くのは赤、それ以外の色は使わないようにするなどです。
3つにする
シンプルにするというのと重なりますが、ドキュメントをつくるときに意識できるといいのが3つで構成するということです。
ありがちなのは10個以上も並べること。
想いが強いほどにありがちなんですが、受取手は理解が追いつきません。
脳科学的に人が一度に覚えられる数は5個前後と言われています。
そして、ほとんどの人が理解できるのは3つと言われています。
たとえば、子どもがお母さんからおつかいを頼まれるとします。
卵、牛乳、いちご
みたいに。
これなら覚えられます。
けれど、
卵、牛乳、いちご、トマト、大根
というように増えていくと覚える難易度は上がります。
大人でもそうです。
ぼく自身も書きながら思ったんですが、3つだと覚えやすいけど、それ以上だと大変になります。
ドキュメントを見る人は基本的には楽をしたいものです。
ですので、
端的に3つに絞ることをおすすめします。
そうそう、
1つや2つはだめなのかというともちろんそんなことはないです。
ただ、相手を説得するドキュメントならば3つぐらいあったほうがいいでしょう
図を入れる
上記のように基本的にはシンプルにしていきますが、文字だけだと伝わりにくいものがあります。
ですので、アイコンや写真や図などを適度に配置することで、理解するのをサポートしてあげましょう。
ここで注意は入れすぎないことと、こらないことです。
グラデーションなどは使い方によっては品がよろしくなくなるケースがあるので適度に使いましょう。
いかがでしたでしょうか。
もしドキュメントがうまくまとまらない場合には参考にしてみてくださいね。
それでは、今日も楽しみましょう！
編集後記
今日はひとつ大きな決断をしました。絵を描くことを生業にしていこうと。サービスができましたらブログでも紹介しますのでお楽しみに(^^)
来年は3つの大きなチャレンジをすることになりました。我ながら詰め込みすぎな感じがしますが、この1年はオープンマインドで過ごすことにしましたので、波に揺られながら楽しみます！
