(Photo by Tyler Nix on Unsplash)
緊急事態宣言が出る少し前から、所属する会社では原則テレワークとなりました。
それから数週間が経ち、この生活にも少しずつ慣れてきました。
テレワークになってから、
最初は会議自体もどうしようかと、
あえて無しにしていたこともあったのですが、
さすがに何週間も続きますし、
今後もどうなるかはわからないので、
今では通常どおり会議を入れるようにしています。
オンラインでスムーズに行くこともあれば、
つまづくところもあります。
今日はつまづくケースと打開策について見ていきます。
1.チャットのコミュニケーションが続き時間がかかる
どうしても対面で話をすることができないので、それに代わるコミュニケーション手段を主にして仕事を進めることになります。
この数年はメール自体もあまり使わなくなっており、メインはSlackやGoogle Hangoutというチャットツールで仕事をしています。
チャットは簡単なやりとりであれば、サクッと終わってとても便利なのですが、
よくある問題が、複雑だったり、難解だったりするケースを永遠とやりとりするケース。
文字情報だけでは限界がありますし、
チャットってラリーが続くとずーっと見続けることになり、案外時間がかかるんです。
そんなときは、
「3分だけでオンライン会議やりませんか？」
なんてふうに切り出して、会議をはじめてしまいましょう。
チャットでは伝わりづらいことも伝わりますし、会議をしてしまったほうが早く終わることが多いです。
2.コミュニケーションのすれ違いでストレスがかかる
「不安なんです」
と昨日は部下からチャットでSOSの声が上がりました。
急遽オンライン会議を開催し、話をしました。
そこから浮かび上がったのが、
「先輩社員から急に仕事を丸投げされて困惑」
という図でした。
しかも、
「こいつはこんな仕事もできないのかって思われる」
などなどと、
よからぬ想像を膨らませていたのです。
でも、よくよく聞いてみると、
先輩社員は別に何も言っていないんです。
ただ「この仕事をやってほしい」
ということを伝えただけだったんです。
このように、
チャットだけのやりとりだと、
相手の表情が見えませんので、
ついついネガティブにとらえてしまうこともあるんです。
そんなときも、
まずはやはり少しだけ時間はとれませんか？
とミニONLINE会議をすることをおすすめします。
話してみると、
言葉だけでは読み取れないことも多く情報を得ることができますし、
関係性を変にこじれさせることもありませんので。
3.会議がうまく進まない
上記でミニONLINE会議をやることをおすすめしましたが、
ONLINE会議がうまく進まないケースがあります。
それは、
言いたいことが伝わりづらいことです。
そのときの大きなポイントとしては、
顔出しをして話をすることです。
意外と多いのですが、
自宅の部屋を映したくないという心理が働き、
顔出ししない人も多いんですね。
けれど、
会議では話す内容そのもの以外にも、
顔の表情やジェスチャーで感じ取ることも多かったりします。
とくに
日本人の場合は、顔色だけで訴えたりすることもありますよね。
なので、顔出しをして会議をするように促しましょう。
どうしても部屋を映したくないということであれば、
ZOOMというONLINE会議サービスを使用すればバーチャル背景を使うことができるので、部屋を映さなくてすみますよ。
あとは、
リアルの会議でよくある、
指差しで「これ」がどうこうというような会話。
さすがに指差しではできませんが、
画面共有をしたり、
ときには紙に大きめの文字を書いて画面に写すことである程度カバーできますよ。
編集後記
昨日はONLINEファシリテーターの勉強会に参加しました。講師は石川県の方で、集まってこられた方もいろんな地域の方がいらっしゃり、あらためてONLINEセミナーの可能性を感じました。
