(Photo by Kaleidico on Unsplash)
最近の仕事の会議はデフォルト30分でやるようにしています。
30分会議のすすめ
昨日は2つの会議をやったのですが、一つは30分よりも若干短めに切り上げることができました。もう一つはなんと60分もオーバーしてしまいました。どちらもしっかりと事前準備をしたはすが…。
その2つを比較すると進め方で明らかな違いがありました。今日は、今後の備忘録も含めて記したいと思います。
会議進行の3つの視点
参加者がいるかどうか
当たり前な話なんですが、会議に参加者が集まらなければ、会議をはじめることができません。集まっている人だけで進められればいいのですが、キーパーソンがいない場合は困りものです。
うまくいった会議
キーパーソンはすでにいて、遅れる人もチラホラいましたが、問答無用で先に進めていました。
うまくいかなかった会議
キーパーソンがいなかったケースです。その人がいないと始まらない状況…。
これは避けたいですよね。けれど、他人を動かすことが必要です。遅刻常習犯であれば、先にリマインドをかけておくとか、根回しが必要になってきます。そのためには、会議で何をするのかと、誰がいないと進められないのかを事前におさえておく必要があります。
ここでつまづくと、ダラダラモードになってしまい、最後までその空気が続いてしまう可能性があるので、おさえておきたいものです。
冒頭でゴールが共有されているかどうか
冒頭でゴールが共有されているかも重要です。ゴールがない状態で走り出すと迷走する可能性があるのです。
うまくいった会議
どういうった趣旨で30分後にはどのような状態になっているのかを予め共有できていました。
うまくいかなかった会議
共有をしそびれました…。すでに事前に会議参加者に伝えていたつもりではあったのですが、人それぞれに捉え方が異なっていたのも問題でした。
時間を共有するのも重要です。冒頭で、何分で何をするのかというのを会議参加者に意識付けをあえてするのです。
脇道にそれるのを正しているかどうか
はじまりがよくても、後で雲行きが怪しくなるケースがあります。
脱線です。多くの会議の場合、ついつい脱線をしてしまいがちです。みんな集中していると、気づけばえらいところまで来てしまったというように…。
うまくいった会議
ゴールを見据え30分という少ない時間を常に意識して時計を見ながら、適宜みんなにも投げかけながら進めていました。脱線しそうになればあと何分で決めるので、その話はあとでしようという形で立て直しをはかりました。
うまくいかなかった会議
脇道にそれてもそのままにしてしまっていました。ゴールと現状とのルートを意識しているつもりが、少しずつ脇道に入り、その脇道で個別で話せばいいようなことを話すようになり、ずるずるといってしまったのです。そして、事前に、進め方を考えていたのですが、会議の中でその進め方では進められないということに気づき、途方にくれていたのもよろしくありませんでした。
随時、脇道にそれていないかの確認をすることは言うまでもありませんが、進め方を変えたほうがいいという場合には一人で悶々と考えるよりは、会議参加者と一緒になって方向転換をはかるのが良さそうです。
1日の時間は限られています。
会議の時間は自分だけではなく、参加者全員の時間をつかう貴重な場になるので、無駄なく進めたいものです。
まだまだ課題があるので、模索の旅がつづきます。
それでは、今日も楽しみましょう！
