(Photo by Kelly Sikkema on Unsplash)
やることで圧倒されそうなことはありませんか？
これはプライベートのことでもそうですし、組織としても起こります。
緊急なことに追われる
最近、会社のメンバーと話をしているときに、頻繁に出てくるのが「やる時間がないです」という言葉です。
たしかにメンバーは残業しているし、常に忙しそうにしています。
会社のメンバーにはたくさんの仕事が割り当てられていて、それらをやろうとしていきます。
そして、起こるのが、緊急なことを優先にしていき、緊急じゃないけれど重要なことが一向に進まないということです。
仕事の分類をする
そこでこれからやろうとしていることが、仕事の分類をするということです。
個人ごとで仕事の分類をするのではなく、
組織として、
仕事の全量を把握し、
それぞれに対して、
重要度、緊急度、作業ボリューム
という形で分類をしてくのです。
そして、緊急度と重要度の表をつくり、
それぞれの仕事をプロットします。
そして、
メンバーに割り振るときも、なんでもかんでもボンボンと振るのではなく、メンバーのキャパシティ具合を見ながら振っていくのです。
100あるうちの50を仕事Aにあてる。30は仕事B、10は仕事C、残りはバッファーというように。
上記のように、
仕事の分類分けと、メンバーのキャパシティの両面を見ていくと、メンバーに無理な負荷をかけることなく仕事を割り振ることができるのです。
プライベートタスクでも同様
上記のようなことは、プライベートのタスクでも言えます。
全量を把握し、緊急度と重要度を見て、自分の空き時間に埋めていきます。
ある程度のタスクのかたまりのあるものはプロジェクトという位置づけにしてしまい、土曜の午前10時から11時にやる、という感じでルーティンで進むようにしておくと楽になります。
いかがでしたでしょうか。
もしあなたが膨大なタスクに埋もれている場合は、緊急度と重要度を分析して、自分のキャパシティを踏まえて設計をしてみてください。ぐっと楽になりますので。
それでは今日も楽しみましょう！
編集後記
昨日は習慣化の学校1DAYがありました。1ヶ月を振り返り、意欲の高い仲間と集まったことで、エネルギーが高まりました。
